พฤติกรรมการใช้งานที่เหมาะสมสามารถยืดอายุการใช้งานของตู้เก็บเอกสารได้อย่างมาก:
1. การเปิดและปิด: ค่อยๆ ใช้งานลิ้นชักและประตูตู้ หลีกเลี่ยงการผลักหรือดึงแรงๆ เปิดลิ้นชักจนสุดก่อนหยิบหรือจัดเก็บสิ่งของ อย่าพยายามบังคับสิ่งของออกเมื่อลิ้นชักเปิดเพียงบางส่วนเท่านั้น
2. การจัดวางรายการ: วางสิ่งของที่หนักไว้บนชั้นวางด้านล่าง และสิ่งของที่เบากว่าบนชั้นวางด้านบน จัดเรียงเอกสารให้เรียบร้อยเพื่อไม่ให้ตู้เอียงเนื่องจากการกระจายน้ำหนักไม่สม่ำเสมอ
3. การดึงรายการ: หลีกเลี่ยงการลากรายการเมื่อนำออกเพื่อป้องกันไม่ให้มุมของโฟลเดอร์เป็นรอยขีดข่วนที่ผนังด้านในของตู้
4. การเคลื่อนย้ายตู้: หากจำเป็นต้องย้ายตู้ ให้เทสิ่งของออกก่อน จากนั้นให้คนหลายคนยกและขนย้ายอย่างต่อเนื่อง ห้ามลากตู้บนพื้นโดยตรง เนื่องจากอาจทำให้โครงสร้างฐานเสียหายได้